Qué es una factura

La factura es un documento mercantil el cual refleja la información correspondiente a una compraventa. Empresarios y profesionales están obligados a generar facturas por las entregas de bienes y prestaciones de servicios, conservando copias de las mismas. Este documento no solo acredita dichas operaciones, sino que reviste una importancia tributaria significativa al respaldar gastos, deducciones e ingresos declarados.

La factura puede adoptar formas tradicionales en papel o, cada vez más comunes, en versión electrónica. La factura electrónica se destaca por su facilidad en emisión, almacenamiento, localización y envío a las partes involucradas.

Consideraciones para la emisión de facturas.

Para aquellos que prefieren trabajar en formato papel, es imperativo realizar la digitalización certificada de facturas a través de un software de facturación homologado para garantizar validez ante las autoridades fiscales. Optar por un software de facturación no solo simplifica la gestión de facturas, sino que también asegura el cumplimiento de la legalidad, evitando sanciones por parte de Hacienda o Seguridad Social.

Cuándo es necesario emitir una factura

Lo primero que debes tener claro es cuándo debes emitir una factura y la respuesta es relativamente sencilla: si diriges una empresa o trabajas como profesional autónomo, cada transacción que lleves a cabo deberá quedar recogida en este documento.
No solo estás obligado a expedir factura en estos casos: también deberás entregarla a su destinatario y almacenar una copia. Del mismo modo, deberás guardar las facturas que recibas de otros empresarios o profesionales. 

En concreto, existe obligación de emitir factura en estos supuestos: 

• Cuando el destinatario sea un empresario o profesional y actúe como tal.
• Cuando el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.
• Cuando se trate de entregas intracomunitarias de bienes exentas de IVA.
• Cuando se trate de exportaciones de bienes exentas de IVA (salvo las realizadas por establecimientos libres de impuestos).
• Cuando el destinatario sea una Administración Publica o una persona jurídica que no actúe como empresario o profesional.
• Cuando se trate de la entrega de bienes objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición.
• Cuando se trate de ventas a distancia o entrega de bienes objeto de impuestos especiales realizadas en el territorio de aplicación del impuesto.
• En determinados supuestos de inversión del sujeto pasivo del IVA.
• La regla más importante es que estarás obligado a emitir factura siempre que el destinatario sea un empresario o profesional actuando como tal, así como, en cualquier caso, siempre que el destinatario del producto o servicio así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario.

Es recomendable no dejar nada al azar y asegurarte de cada caso concreto para no dejar de cumplir con esta obligación.

Requisitos de una factura: información esencial

Una vez establecido cuándo emitir una factura, es crucial comprender los elementos mínimos que deben figurar en este documento:

• Datos del emisor y receptor de la factura, incluyendo nombre, apellidos, dirección y NIF o CIF.
• Número de factura, emitido de manera correlativa y fechado de acuerdo con la numeración ascendente.
• Detalles específicos del producto o servicio, con claridad y sin ambigüedades.
• Base imponible, desglosando precios y descuentos, así como la aplicación de retenciones y el cálculo del IVA correspondiente.
• Importe total, que incluye la suma de la base imponible, el IVA/IGIC y, si aplica, la retención de IRPF.
• Forma de pago, comúnmente realizada mediante transferencia bancaria.
   

Pasos para redactar una factura

Rellenar los datos del emisor, incluyendo nombre, NIF o CIF, y dirección fiscal.

• Rellenar los datos del receptor con la misma información básica.
• Numerar la factura y asignarle una fecha, manteniendo la correlatividad.
• Describir claramente el producto o servicio, siendo conciso y evitando términos vagos.
• Calcular la parte económica, sumando la base imponible y aplicando descuentos, retenciones e IVA.
• Enviar la factura al receptor, ya sea en formato físico o electrónico, y conservar una copia de seguridad.

Siguiendo estos pasos y asegurándote de cumplir con todos los requisitos, garantizarás la validez de tus facturas y el cumplimiento de las obligaciones tributarias correspondientes.